Hitta fakturorna som är värda en extra titt
Så kan AI hjälpa dig upptäcka möjliga dubbletter, prisförändringar och saknade förklaringar.
Två liknande belopp behöver inte vara en dubbeldebitering. En större faktura behöver inte vara fel. Det värdefulla är att få fram en kort lista över poster som behöver kontrolleras, med en tydlig anledning för varje förslag.
En träff att granska närmare
Illustrerat exempel inspirerat av ChatGPT. Företag, siffror och svar är exempeldata.
Finns det möjliga dubbletter bland augustis leverantörsfakturor?
Fortnox via ReklyDe här två posterna har samma leverantör, datum och belopp. Leverantörens fakturanummer skiljer sig.
| Fakturanummer | Datum | Belopp |
|---|---|---|
| EX-104 | 12 aug | 4 800 kr |
| EX-105 | 12 aug | 4 800 kr |
Det är en möjlig dubblett, inte ett konstaterat fel. Det kan vara två separata köp. Jämför fakturarader och originalunderlag innan du tar ställning till en ändring.
Visa vad fakturorna avser och om någon av dem har en kopplad kredit.
Börja med ett kontrollerbart urval
Välj period och företag, och ange om granskningen gäller alla leverantörsfakturor eller en viss leverantör. Be AI:n kontrollera att hela urvalet har hämtats. En granskning av de första hundra posterna får inte presenteras som en granskning av hela året.
Jämför fakturanummer, leverantör, datum, belopp och valuta där uppgifterna finns. Om endast en fakturalista är tillgänglig kan du behöva läsa detaljerna för att förstå vad raderna avser. Saknade bilagor eller ofullständiga fält begränsar slutsatsen.
Sök efter kombinationer, inte en enda likhet
Samma leverantör och belopp nära i tid kan vara en signal. Samma externa fakturanummer kan vara en annan. Be AI:n beskriva exakt vilka uppgifter som matchar och vilka som skiljer sig. Märk resultatet ”möjlig dubblett”.
Återkommande hyra, abonnemang och delbetalningar kan vara nästan identiska utan att vara fel. Kontrollera också om den ena posten är en kredit. Låt därför inte AI:n automatiskt makulera eller ändra något bara för att ett mönster ser bekant ut.
Undersök prisförändringar på rätt nivå
Om kostnaden hos en leverantör stiger kan orsaken vara högre volym, ändrad omfattning, en annan period eller ett nytt pris. Be AI:n hålla isär dessa förklaringar. Ett totalbelopp kan visa en förändring, men räcker sällan för att slå fast en prisökning.
När raddata finns kan du jämföra mängd och enhetspris för motsvarande tjänst eller vara. Behöver du avtalet för att avgöra vad som är rätt? Lägg till det underlaget eller ta frågan till den som ansvarar för inköpet.
Lämna en tydlig granskningslista
Ett bra resultat innehåller fakturareferens, varför posten flaggades, vilket underlag som behöver kontrolleras och vem som bör följa upp. Be AI:n prioritera de poster där både belopp och avvikelse motiverar arbetet.
När ett fel har bekräftats kan du ta ställning till nästa åtgärd tillsammans med ekonomiansvarig. I Rekly ska en förberedd ändring granskas innan den godkänns. Kontrollera sedan att operationen faktiskt har bekräftats; ett utkast eller ett klick är inte i sig ett kvitto på en genomförd ändring.
Prova i din AI
Granska leverantörsfakturorna för augusti 2026. Leta efter möjliga dubbletter och tydliga avvikelser mot jämförbara tidigare fakturor. Visa exakt vilka fält som ligger bakom varje flaggning. Skilj pris, mängd och period om data finns. Bekräfta urvalets fullständighet. Gör inga ändringar.
Anpassa period och företag till ditt eget underlag.Använd AI för att välja vad du ska granska. Avgör sedan med originalunderlag om något faktiskt är fel.
